MODUL 4 KKPI : PROGRAM PENGOLAH KATA

Pada Modul 4 ini saya akan memberikan cara-cara untuk dapat menggunakan MAIL MERGE.MAIL MERGE merupakan sebuah fasilitas dari Word untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.

Sebenarnya fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word memiliki beberapa fungsi dan kegunaan. Salah satunya adalah untuk menghubungkan data-data dokumen pada Word dengan data dokumen yang ada di Excel. Secara sederhana maksudnya adalah, data-data yang ditulis dalam bentuk list/kolom di Excel akan berfungsi sebagai sumber data para “penerima surat” atau database-nya, yang nantinya akan ditempatkan pada tulisan di dokumen Word sebagai alamat surat, dimana tulisan-nya tadi berfungsi sebagai “format surat”-nya. Berikut ini Langkah-langkah pembuatan Mail Merge:

1. Buat Databasenya pada Ms. Excel seperti gambar di bawah ini. Sebelum anda membuat databasenya, pastikan anda punya data undangannya Ms. Word. kemudian simpanlah file tersebut dalam 1 folder file undangannya

Pembuatan Nama pada Ms. Excel

2. Setelah itu buka data undangannya pada Ms. Word, klik pada MAILINGS, kemudian pilih Mail Merge, pilih Start Mail Merge, dan pilih Step by step Mail Merge Wizard 

3. Setelah itu muncul kotak menu di sebelah kanan, klik tulisan Next: Starting Document pada kolom bawah sendiri.

4. Kemudian ke langkah berikutnya, tinggal klik saja tulisan Next: Select recepients

5. LAngkah berikutnya yakni klik Browse untuk masuk ke daftar menu file yang akan di masukkan databasenya

6. Setelah itu pilih filenya yang di ketik pada langkah pertama tadi, kemudian klik Open

7. Pada langkah ini pilih sheet tablenya. kemudian klik OK

8. Berikut ini mrupakan hasil dari pengerjaan MAIL MERGE

Hasil 1

Hasil 2

Selamat mencoba dan bermanfaat bagi kita semua